5 причин, почему Вам не удалось внедрить управленческий учет в 1С. (1/4)
Вступление и типичная ошибка внедрения управленческого учета в 1С: решение вести управленческий и бухгалтерский учет в разных базах.
По правде сказать, у нас не всегда и не все внедрения были успешными. Но, в последние годы, успешность наших проектов значительно возросла. Ведь мы уже, разумеется, нашли и нейтрализовали факторы, которые мешали нашим внедрениям. Также, для интереса, мы накопили статистику и по компаниям, где мы не участвовали во внедрении проектов. Так вот, могу с уверенностью сказать, что многие допускают, как и мы, в свое время, 5 типичнейших ошибок. Ну что же, давайте теперь узнаем, что это за типичные ошибки.
Ошибка №1: Решение вести управленческий и бухгалтерский учет в разных базах.
Это, пожалуй, одна из самых распространенных ошибок. Заказчики на этом часто настаивают и на такие внедрения, конечно, есть спрос. Ведь им кажется, что, имея отдельно бухгалтерский учет и отдельно управленческий учет — они больше защищены. Например, если придет проверка — можно показать им бухгалтерскую базу, в которой совершенно точно не будет никаких управленческих данных. Но я скажу, что не так давно в достаточно крупную компанию приходила проверка и мы создали проверяющему специальную учетную запись в 1С. База была одновременно с управленческими и бухгалтерскими данными. Соответственно, права мы проверяющему настроили таким образом, что он мог видеть только бухгалтерские данные. И проверка прошла отлично, даже без каких-либо взяток. В 1С с помощью разделения прав все эти вопросы прекрасно решаются.
Кроме того, практика показывает, что если вести два учета в разных базах, то ни в одной из них не будет нормального учета. Ведь, бухгалтер учитывает официальные документы, а это только часть информации. И то, если ее суть сходится с содержанием документов. Зато, в управленческой базе будут, теоретически, реальные цифры. Но насколько они будут верные — это большой вопрос, ведь нерегламентированность управленческого учета — это как плюс, так и минус. Потому, хороший и чистый учет получается только тогда, когда и менеджеры, и бухгалтеры работают в единой базе. Более подробно этот вопрос обсуждается в статье “Почему бухгалтерский и управленческий учет стоит вести в единой базе”.
Но самая большая проблема при работе в разных базах — другая. Вряд ли кто-то из клиентов захочет, чтобы его сотрудники заносили данные дважды в одну и во вторую базу. Потому, клиент заказывает автоматический перенос общих для обоих учетов данных между базами. Так вот, если его делать по всем правилам, то это будет стоить, примерно, как еще 2 проекта аналогичной автоматизации, т.е. в 3 раза дороже и, примерно, во столько же раз дольше по времени. И затем все равно еще будут вылазить ошибки обмена, которые нужно будет устранять. Да и, в целом, пока не будет разработан обмен, пользователи просто не смогут начать работать. А это уже будет причина №2 “Потакание человеческому фактору” — мы скоро к этому дойдем.
Все уже готовые обмены между конфигурациями, которые я видел на сегодняшний день — не работают. Их нельзя брать за основу. Так что нужно разрабатывать свой нормальный обмен с нуля. Подробнее о проблемах и решениях обменов будет посвящена отдельная статья. В целом, проекты с разделением баз заканчиваются неудачей просто потому, что заказчик не дожидается результата. Ему говорят, что еще немного, уже скоро и это продолжается месяцами. Деньги платятся — результата нет. Пользователи не могут начать работу. По сути, это просто утопия. И, даже, если проект все-таки сдан — никогда нельзя рассчитывать, что общие данные в разных базах будут абсолютно идентичны. По опыту, разделять бухгалтерский и управленческий учет — это высасывать проблемы из пальца. Мы за такие проекты, когда нет объективных причин по разделению баз, стараемся не браться. Вместо этого, мы убеждаем клиентов вести все в единой базе.
Кстати, об ужасах работы 2 баз в связке торговли и бухгалтерии, я рассказываю в уже имеющейся статье “Какую 1С выбрать? (2/3)”.
Итак, кроме того, что данные будут корректнее, большим плюсом ведения информации в единой базе, я бы назвал, например, то, что Ваш менеджер сможет видеть, какой товар он может продать по форме 1 (безнал), а какой только по форме 2 (наличка). Более того, менеджера можно будет включить в процесс оформления и получения всех необходимых документов для работы по форме 1 (безнал). В некоторых компаниях это настоящий ужас для бухгалтера — собрать по окончанию месяца все необходимые для налоговой и бухгалтерской отчетности документы.
Более глубоко про безопасность данных, я, также, планирую написать отдельную статью. Здесь лишь упомяну, что сервер с данными можно вынести за пределы организации, вплоть до того, что в другую страну, и Вы можете спокойно работать с базой 1С по интернету. Да и найти, где именно установлен Ваш сервер нежелательным личностям будет проблематично.
Мы еще поговорим о том, какие плюсы можно извлечь при работе в единой базе в описании ошибки №3 “Неправильное понимание сути бухгалтерских и управленческих операций”.
Юрий Халтин, исполнительный директор ООО «Бизнес Сервис Провайдер».
Свежие комментарии