Какую 1С выбрать? Выбор 1С. Как выбрать 1С? (2/3) — Минусы «Управление торговлей» + «Бухгалтерия».

Как конфигурация «Управление торговлей для Украины» взаимодействует с конфигурацией «Бухгалтерский учет для Украины». Какие плюсы от работы в такой связке. Какие минусы, нивелирующие все плюсы, от работы в такой связке? Немного о порочности системы работы в более чем одной базе с разной структурой. Опыт одного из клиентов. Типичная картина пользователей, работающих в этой связке. Позитивный мнение о конфигурации «Управление торговлей для Украины».

Перейти к 1-ой части.
2-ая часть.

Конфигурация «Управление торговлей для Украины» и как она взаимодействует с бухгалтерским учетом.

Справедливости ради, замечу, что все управленческие разделы, которые я перечислил для УТП, они так же есть и в другой программе — «Управление торговлей для Украины» (сокращенно УТ). Но в программе УТ нет бухгалтерского учета. А это значит, что в УТ не формируются бухгалтерские проводки, хотя галочки «отразить в управленческом учете» и «отразить в бухгалтерском учете» в документах есть. При этом, управленческий и торговый учет в ней ведется, а галочка «отразить в бухгалтерском учете» служит лишь пометкой, что этот документ нужно перенести в другую программу, о которой мы только что (в 1 части) говорили – «Бухгалтерский учет для Украины». Так вот, программа «Управление торговлей для Украины» может работать в паре с «Бухгалтерский учет для Украины», куда, соответственно, из торговли, помеченные галочкой «отразить в бухгалтерском учете» бухгалтерские документы могут переноситься.

Такая связка торговли и бухгалтерии, подходит для случаев, когда на предприятии работает «вредный» бухгалтер, который ничего не хочет знать об управленческом учете и реальных потребностях предприятия. Такой бухгалтер хочет заниматься только, навязанным нам государством и не имеющим никакого отношения к бизнесу бухгалтерским и налоговым учетом. Когда Вы говорите такому бухгалтеру, что хотите поставить УТП и тогда бухгалтерский и управленческий с торговым учетом будут вестись в одной базе, он делает квадратные глаза и начинает паниковать. При этом он говорит, что он ни за что тогда не отвечает, что не надо менеджеров пускать в мою программу, они все испортят и так далее… А то, что ему зарплата платится из реальной торговой деятельности компании, такому бухгалтеру будет объяснить сложно, да и не нужно. Я не рекомендую идти на поводу у такого бухгалтера, лучше, конечно, сменить его. Ведь, бухгалтер должен служить бизнесу, а не бизнес идти на поводу у бухгалтера.

Плюсы работы в связке отдельных программ: «Торговли» и «Бухгалтерии».

Работая в связке торговли и бухгалтерии, бухгалтер может в любой момент перекачивать информацию из торговли в бухгалтерию. Основных плюсов здесь два:

1. Если кто-то хочет проверить вашу бухгалтерию, вы можете ему показать отдельную бухгалтерскую программу и в ней нет и следа от управленческого учета.
2. Как вы знаете, в программе 1С можно доработать, с помощью программиста, что угодно. И в этом есть основная фишка 1С. Если вы не дорабатывали бухгалтерскую программу, то официальные обновления можно получить прямо из интернета, сразу, когда они становятся доступными. Что такое бухгалтерские обновления? Это обновления регламентированной отчетности, обновления по расчетам налогов, измененные печатные формы налоговых накладных и т.д. Как известно, часто эти обновления выходят в последний момент, когда они критически нужны.

Правда, если хоть что-нибудь в вашей программе доработано, то автоматически обновиться по интернету уже не получится и нужно вызывать программиста, чтобы он аккуратно обновил вашу программу, не затерев те доработки, которые были в ней сделаны. И это само по себе уже немного вас задержит от использования обновления сразу после его выхода. Вот плюсом связки двух баз торговли и бухгалтерии, считается что, в основном, дорабатывается торговля, потому что потребности бизнеса постоянно растут и требуется постоянное совершенствование качества обслуживания Ваших клиентов. Руководителю требуется все новые и новые отчеты, чтобы оценить, что можно улучшить в бизнесе. А при этом бухгалтерская программа — она для сдачи отчетности, и для этого она и год назад хорошо подходила и сейчас подходит, и ничего в ней особо дорабатывать не нужно (если, конечно, вовремя ее обновлять). Да-да, есть такие бухгалтеры, которые не хотят большего удобства себе в программе добавлять — они работают на типовой и их все устраивает.

Звучит складно, и лет 5 назад я сам купился на эту связку. Мне показалось, что это самый удобный способ внедрять учет в компаниях. И мы внедряли какое-то время торговлю и бухгалтерию, настраивали там перенос данных и запускали в работу.

Минусы работы в связке «торговля» и «бухгалтерия», перечеркивающие все плюсы.

Самая большая проблема в этой связке оказалась в том, что этот обмен – он односторонний. То есть документы переносятся из торговли в бухгалтерию, а обратно уже не переносятся. И получается, что бухгалтер делает какие-то изменения в документах в бухгалтерской базе и торговлю они уже не переносятся. Получается, что если он не исправит это и в торговой программе, параллельно, то будет в одной программе — одна информация по тем же операциям, а в другой программе – другая информация. Какой бухгалтер захочет исправлять информацию параллельно в двух программах, если он будет считать своей программой только бухгалтерскую? Или, например, он должен будет внести исправления в торговую программу, а потом снова перенести этот документ в бухгалтерию, чтобы там он изменился. Не могу, также, не упомянуть, что этот стандартный перенос не у всех с первого раза запускается и часто клиенты в процессе работы просят нас его доработать. Как мы видим, количество плюсов уже не настолько перевешивают минусы.

Абстрагируясь сейчас, временно, от связки бухгалтерии и торговли, могу сказать следующее. Я еще не разу не видел, чтобы разные по структуре базы, которые должны иметь одинаковую информацию – не плыли и в них не получался бардак. Это изначально порочная система. Я понимаю еще две абсолютно одинаковые базы… В них обмен несколько проще можно было бы сделать, но здесь речь идет об абсолютно разных базах! В одной из следующих статей, я расскажу, что даже определенные проблемы есть и при синхронизации абсолютно одинаковых по структуре баз. И везде, где есть, хоть малейшая техническая возможность использовать одну базу, и чтобы все пользователи могли подключаться к ней по интернету – я настоятельно рекомендую делать именно так.

Что же касается данной связки торговли и бухгалтерии, ну подумайте сами, в обоих программах есть возможность заносить справочники товаров, контрагентов, заносить счета-фактуры, заносить реализацию. То-есть, нужно разработать административный регламент, чтобы бухгалтер не заносил в свою бухгалтерскую программу товары и контрагентов, а заносил их только в торговлю. Например, это касается таких контрагентов, как банк или налоговая, или пенсионный фонд, где они, в принципе, и не нужны (в торговле, в смысле). Но для того, чтобы в той же торговле можно было свести банк, и остаток на счету соответствовал, приходится их заносить там. Вы думаете, кто-то готов следовать такому регламенту? На моей памяти единицы! Даже, скорее, я знаю человека, который знает компанию, у которой это работает. И вы думаете, что при продаже вам кто-то расскажет с какими трудностями вы столкнетесь? Опять-же, единицы поставщиков! Мы вас будем отговаривать до последнего, если Вы будете хотеть купить у нас этот комплекс.

Обидно, что это все трудности, которые специфичны для работы именно в двух базах, и они не имеют никакого отношения к постановке учета. То есть, если бы вы работали в одной базе, Вы бы ничего не знали об этих проблемах. Давайте рассмотрим некоторые из многих проблем, возникающие при работе в двух базах. Предположим, Вы в бухгалтерии решили занести какой-то товар. Как Вы знаете, программа сама нумерует внутренние коды 1С по порядку. Допустим, последней у вас была номенклатура в торговле и бухгалтерии с кодом 114. Вы заносите в бухгалтерию номенклатуру и ей программа присваивает код 115. Потом в торговле кто-то создает номенклатуру с кодом 115, потому что программа сама предложит такой код, так же как в бухгалтерии предложила. Так вот, при следующем переносе в бухгалтерии уже будет, так называемая, коллизия кодов. То есть, два товара с кодом 115. И когда бухгалтер захочет поменять на одном из товаров бухгалтерский счет учета, программа будет писать «код не уникальный». Бухгалтеру придется перекодировать тот товар, который он создал в бухгалтерии и присваивать ему другой (новый) код. Только лишь тогда он сможет работать и с той номенклатурой которая перенеслась из торговли под кодом 115 и с той номенклатурой, которую он вручную создал в бухгалтерии. На мой взгляд, это совершенно не то, чем должен заниматься бухгалтер за ту зарплату, которую вы ему платите.

Ту же коллизию кодов получаем и с контрагентами. Предположим, бухгалтер решил занести в бухгалтерской программе контрагента «банк» или «фонды» или «налоговую инспекцию». Соответственно, та же коллизия будет и с контрагентами. Те же самые проблемы будут и со счетами-фактурами, и с реализациями. Например, менеджер в торговле выписал счет, потом бухгалтер в бухгалтерии выписал счет на другого контрагента. По банку пришли за эти оба счета вам деньги. Все, у Вас два счета с одним номером.

В итоге, путем проб и ошибок, если Вы с этим решили разбираться и сами (без специалиста) внедряете в своей компании программу – Вы, в конце концов, возможно, найдете корректный регламент работы и заставите сотрудников его соблюдать. Но что, если у вас поменяется бухгалтер, и вместо него придет человек, который ничего об этом регламенте не знает? Вы готовы под своим постоянным контролем держать эту целостность работы программы? Оно того стоит? А я ведь даже не все проблемы озвучил.

Получается, что работа в двух базах — это больше, чем в два раза большие расходы. Потому, что это:

1. Затраты на обслуживание каждой базы
2. Затраты на взаимодействие этих баз
3. Затраты на постоянный поиск несоответствий между этими базами

А представляете, сколько крика будет, когда бухгалтер уже перекачал данные из торговли в бухгалтерию, подправил как ему это нужно для расчета налогов, а потом менеджер зашел в старый документ прошлого месяца в торговле и перепровёл его? Тогда в бухгалтерскую базу, при следующем переносе, попадет этот документ и исправит те изменения, что вносил в этот документ бухгалтер в бухгалтерской базе и подправит его на те изменения, что сделал менеджер в торговой базе. Ну и самая неприятная проблема для Вас, как руководителя, в том, что бухгалтер будет причесывать свою бухгалтерскую программу. А в «управлении торговлей», даже, банк может не быть сведенным, как следует. А в торговле, скорее всего, будут более правильные долги по клиентам. Это если у Вас ответственные менеджеры. В то же время, в бухгалтерии эти данные могут совершенно быть оторванными от реальности.

Опыт одного из клиентов.

Один клиент очень просил меня, чтобы я в своей статье рассказал о его опыте (чтобы, так сказать, другие не «вляпались»). Он работал на связке торговля и бухгалтерия и его бухгалтер, как оказалось, сдавал непонятно какие отчеты по непонятно каким данным. Получилось это все потому, что он работал себе в своей отдельной бухгалтерской программе, а менеджеры себе работали в торговле. Когда этот клиент перешел на УТП, он понял, какой порочной и нежизнеспособной была система с ведения двух баз.

Типичная картина пользователей, которые работает в системе с 2 базами.

В целом, картина у компании, которая работает в связке торговля и бухгалтерия такая: раз в месяц обязательно вызывается программист, так как, либо обработка переноса данных вываливается с ошибкой, либо переносит не все документы, которые ожидает бухгалтер. После этого бухгалтер заходит в каждый документ и перепроводит его. Вы можете не верить мне, что эта система такая плохая и порочная. Но я не зря уделил столько времени этой связке, потому что много набито шишек с ней. Если у вас есть знакомые, которые так работают, то просто спросите у них, как это все у них происходит. Я уверен, что 98% всех компаний, которые используют эту связку, Вам расскажут то же что и я.

А вот сама конфигурация «Управление торговлей для Украины» — хороша.

В целом, конфигурация управление торговлей, мне нравится. И если у вас просто ЧП на упрощенной системе налогообложения, или, допустим, вообще нет юрлица и Вы не планируете, что на базе Вашего бизнеса зарегистрируете ООО или перейдете на общую форму налогообложения, то только в этом случае я рекомендую вам начинать работать в конфигурации «Управлении торговлей для Украины». Во всех остальных случаях – сразу ставьте УТП. Просто потом, когда настанет время — включите бухгалтерский учет в ней. Докупать «Бухгалтерский учет для Украины» к «Управлению торговлей для Украины» – это очень плохая идея, как я вам уже рассказал.

В целом, как я уже говорил в статье «Почему управленческий и бухгалтерский учет стоит вести в одной базе», если Вы очень переживаете, что у вас в офисе находятся управленческие данные, то сервер с базой 1С лучше вынести за пределы кампании, и подключаться к нему удаленно по интернету.

Конец 2-ой части.

Перейти к 1-ой части.
Перейти к 3-ей части.

Юрий Халтин, исполнительный директор ООО «Бизнес Сервис Провайдер».