Белые и серые продажи и закупки в 1С. Управленческий учет и бухгалтерский. Управленческая касса

 

Изучаем симбиоз (взаимодействие) бухгалтерского и управленческого учета в 1С УТП и УПП. Фиктивные закупки и продажи по бухгалтерскому учету, которые не должны быть отражены в управленческом учете. Закупки и продажи за наличку, которые не должны быть отражены в бухгалтерском учете. Наблюдаем работу управленческой кассы, которая не смешивается с бухгалтерской кассой.

 

Во многих  статьях данного проекта, мы с Вами говорили об одновременном ведении управленческого и бухгалтерского учета в единой базе 1С. И Вы знаете, что я считаю это идеальным вариантом ведения учета. Так вот, хотя, конфигурации Управление торговым предприятием для Украины и Управление Производственным предприятием для Украины уже довольно давно на рынке, почему-то мало кто знает и пользуется этими их стандартными возможностями. Да и зачем далеко ходить? То, что я покажу сегодня, было еще в комплексной конфигурации 1С 7.7. Почему-то, даже, компании, внедряющие 1С, редко рассказывают про все эти возможности пользователям. Может, просто не знают их?! А когда клиенты просят специалистов внедрить управленческий учет, то создаются какие-то дорогостоящие  “велосипеды” с нуля, причем, иногда, лишь дублирующие стандартный функционал и не привносящие ничего нового. Да и многие из таких велосипедов оказываются попросту нерабочими…

Из других “странных” решений, в одной компании я видел, как они создали в единой базе УТП 2 организации и практически полностью дублировали все данные. При этом, одна организация у них была для бухгалтерского учета, а другая — для управленческого. В принципе-то, это работало… Но у меня, аж, волосы дыбом встали, когда я это увидел. Причем, в интернете я на полном серьезе видел предложения от других специалистов 1С, так и разделять управленческий и бухгалтерский учет — с помощью разных организаций. Это просто жесть!

Ну а между тем, настоящий учет многих компаний  находится в хаосе, так как реальное положение дел они ведут в Excel и в блокнотах. При этом, какие-то данные теряются, какие-то учитываются в одной таблице, но не учитываются в другой и т.д. Невероятно, что это, в то время, когда такой мощный и удобный инструмент у многих из Вас под рукой! В общем, настало время познакомиться на практике с возможностью ведения бухгалтерского и управленческого учета в единой базе 1С УТП и УПП. В нашем примере мы коснемся белых и серых закупок, а, также, белых и серых продаж. Мы сделаем фиктивную закупку и фиктивную продажу, которые не должны попасть в управленческий учет. Еще, мы внесем операции, которые, наоборот, не должны попасть в бухгалтерский учет. И, как бонус, увидим, что управленческую кассу в стандартной конфигурации, тоже, можно вести без проблем и она не будет ни коим образом смешиваться с бухгалтерской кассой.

Итак, соответственно, первое, с чего начнем — это занесем остаток в управленческую кассу. Зайдем в полном интерфейсе в “Документы->Денежные средства->Касса->Журнал Кассовые документы”.

Добавим “Приходный кассовый ордер”. Выберем тип операции: “Прочий приход денежных средств”.

Дату ставим 30.11.2015. Смотрите, по умолчанию, у нас стоят сразу обе галочки “упр. учет” и “бух. учет”.

Сразу оговорюсь, что некоторым пользователям можно дать такие настройки, чтобы введенные ими документы сразу же, по умолчанию, имели только признак “отражать в упр. учете”, а “бух. учет” автоматом не проставлялся, и, наоборот. Снимаем галочку “отражать в бух. учете”. Дальше, нужно выбрать кассу. Создавать новую кассу или воспользоваться уже существующим элементом? Это интересный вопрос. Сейчас давайте создадим новую кассу “Касса упр.” с валютой “Гривна”. Выберем ее. А в одной из следующих статей, я расскажу, в каких случаях лучше создавать новую кассу, а в каких можно обойтись общим элементом кассы с бухгалтерией. Заносим остаток 10’000 грн. и проводим.

Теперь, я хочу, чтобы у меня в документах автоматически подставлялся склад “Главный склад”, а в поле касса подставлялась “Касса упр.”. Заходим в “Сервис -> Настройки пользователя”.

Откроем “Запасы”. Здесь установим в поле “Основной склад” — “Главный склад”.

Теперь откроем “Основные значения для подстановки в документы и справочники -> Прочие значения”.

В поле “Основная касса” поставим “Касса упр.”.

Нажимаем “Ok”. Вот и все.

Теперь, допустим, мы официально у поставщика покупаем 6 штук тепловентиляторов. Для этого вносим документ “Поступление товаров и услуг” из меню “Документы->Закупки”.

Вид операции выбираем “Покупка, комиссия”. Устанавливаем дату 02.12.2015. Выбираем поставщика “Европостач”. Чтобы быстрее все Вам показать, взаиморасчеты с данным поставщиком ведутся по “договору в целом”. Потому, заказы создавать не придется. На вопрос про проставление счетов бухгалтерского и налогового учета отвечаем “Да”. Вносим тепловентилятор. Количество 6. Цена 500. Получилась сумма 3000 грн. Как видите, в данной базе цены сразу учитывают НДС. В данном документе должны стоять обе галочки: “отражать в упр. учете” и “отражать в бух. учете”. Проводим документ.

В результате, у нас сейчас на складе по обоим учетам по 6 единиц товара.

Дальше, допустим, нам срочно на завтра понадобилось еще 2 штуки товара. У нашего поставщика заказать уже не успеем, так как наш заказ будет выполняться несколько дней. Значит, покупаем их на рынке за наличку. Создаем, снова, “Поступление товаров и услуг”. Покупка, комиссия. Устанавливаем дату 03.12.2015. Создаем контрагента “Розничные магазины и рынки”. Ставим галочку “поставщик”. Нажимаем “Ok”.

Обратите внимание, что автоматически к нашему новому контрагенту создался и договор.

В данном случае, конечно же, будет иметься в виду “устная договоренность”, ничего общего с бумажным договором этот созданный в программе договор иметь не будет. Просто в 1С в обоих учетах договор является обязательным реквизитом.

На этот раз, снимаем галочку “бух. учет” и оставляем только галочку “отражать в упр. учете”. На рынке, допустим, 1 единица товара стоит не 500 грн, как у нашего поставщика, а 600 грн. Всего товара мы покупаем на 1200 грн. Проводим поступление.

Обратите внимание, что теперь у нас в бухгалтерском учете 6 штук товара, а в управленческом — 8 штук. Задолженность перед данным поставщиком (Розничные магазины и рынки) сформировалась только в управленческом учете. Давайте погасим ее управленческим расходным кассовым ордером.Заходим, снова, в журнал “Кассовые документы”. Создаем новый расходный кассовый ордер. Оплата поставщику. Устанавливаем тот же день, что и поступление — 03.12.2015. Снимаем галочку “отражать в бух. учете”. Выбираем контрагента “Розничные магазины и рынки” и вносим 1200 грн. Проводим.

Остаток в управленческой кассе уменьшился на 1200 грн. и составляет теперь 8800 грн.. В бухгалтерии, вообще, никаких изменений не произошло.

Сейчас, когда управленческий и бухгалтерский остаток у нас в базе отличаются, я хочу Вам показать, что база заточена для менеджеров под управленческий учет. Есть такой удобный для менеджера инструмент, как “Рабочее место менеджера по продажам”. Вызывается из “Документы->Продажи”.

Когда мы наведем на наш товар, мы увидим, что программа покажет, именно, управленческий остаток (т.е. 8 штук), на который менеджер, вообще-то, и должен ориентироваться.

А имеем ли мы возможность продать весь товар по безналу или только часть — это уже вопрос второй. Главное, в данном случае — бизнес. А документальное оформление — второстепенно. Хотя, для желающих можно  сделать доработку, чтобы программа, в данном месте, показывала 2 остатка, и менеджер учитывал, сколько и по какой форме ему можно товара продать. Это уже, как Вы решите работать в программе. Подробнее о “Рабочем месте менеджера по продажам” мы поговорим в одной из следующих статей.

Также, если зайти в документ “Реализация товаров и услуг”, многие любят заполнять этот документ из подбора по остаткам. Для этого нужно нажать кнопочку “Подбор” и выбрать сверху “По остаткам номенклатуры”. Здесь, как мы видим, покажутся уже оба остатка. Управленческий остаток — 8 штук. и, так называемый,  остаток организации — 6 штук.

Как Вы поняли, это, как раз, бухгалтерский остаток. Точно такой же подбор доступен и из документа “Заказ покупателя”, которым мы, в дальнейшем, будем пользоваться чаще.

Теперь, давайте, продадим официально 7 тепловентиляторов. Напоминаю, что в бухгалтерском учете сейчас есть только 6 штук. Но часто в бухгалтерии, мы, как раз, в отличии от управленческого учета, разрешаем в базе 1С продажу в “минус”. Опять-же, исходя из логики, что цели бизнеса превыше всего. И  если в бухгалтерии не хватает на какой-то момент по официальным документам товара, то бухгалтер заказывает документы для, так называемой, “фиктивной” закупки, чтобы закрыть эту брешь. Если Вы против продавать по бухгалтерии в минус, то можете не разрешать в программе эту возможность. Все зависит от Вас. В нашем примере — мы разрешим. Создаем реализацию. Продажа, комиссия. Ставим дату 04.12.2015 и время 12:01. Обе галочки для общего учета уже стоят. Клиент “Визио”. Продаем 7 штук по 1000 грн. Документ ругается, как я и ожидал, что в бухгалтерии нет столько товара.

Чтобы разрешить в УТП списание товара по бухгалтерии в минус, нужно зайти в полном интерфейсе в “Сервис” -> Настройка учета -> Настройка параметров учета“.

Перейти на вкладку “Параметры бухгалтерского учета”, а там на “Аналитический учет МПЗ”. Теперь нужно поставить галочку “Отключить контроль отрицательных остатков МПЗ”.

Нажимаем “Ok”. Пробуем провести документ. Как видите, ругается, но проводится. Теперь у нас в бухгалтерии остаток -1, а в управленческом учете остаток 1.

Сейчас, наверно, бухгалтеры ополчатся на меня, так как я предлагаю отменить проверку отрицательных остатков для бухгалтерского учета. Вообще-то, это нужно делать только после того, как Вы утрясете с руководством четкий бизнес-процесс товарооборота. Чтобы Вы, потом, в последнюю ночь не сидели и, как говорится, не разгребали все эти минуса. Если руководитель не хочет один раз сесть с Вами и четко продумать, как Вы будете решать данный вопрос, то лучше отключайте этот контроль. А то станет только хуже. Как говорится, когда автоматизируешь хаос, то получается, лишь, автоматизированный хаос. А я за то, чтобы программа позволяла и бизнесу принимать решения, и при этом, перед государством у предприятия, тоже, не возникало никаких вопросов. Для этого, в единой базе оба учета и нужно вести. Подробнее об этом в статье “Почему бухгалтерский и управленческий учет стоит вести в единой базе”.

Вернемся, к нашему примеру. Бухгалтер задним числом, как я уже говорил, создает фиктивный приход в бухгалтерском учете на 2 штуки товара. Это нужно для того, чтобы бухгалтерский остаток соответствовал управленческому остатку и к компании, в случае чего, не было претензий со стороны государства о несоответствии реальных остатков склада с официальными документами.

Создаем поступление. Дата 04.12.2015, время 12:00:30, ведь нам нужно ввести приход, хотя бы, немного раньше расхода, который, соответственно, и загнал бухгалтерский остаток в минус. Выбираем поставщика “Рога и копыта”. Цену мы ставим, допустим, 800 грн. Сумма получается 1600 грн. Обязательно снимаем галочку “управленческий учет”. Проводим.

Теперь, остаток по бухгалтерии — 1 штука и он равняется управленческому остатку. А по бухгалтерским взаиморасчетам мы, теперь, должны 1600 грн. данному контрагенту. Что делать с этой задолженностью — не тема данной статьи. Кстати, очень важно! Все товарные документы после внесенного задним числом документа, нужно обязательно перепровести, чтобы в последующих документах  подхватилась правильная себестоимость! Мы об этом еще поговорим в следующих статьях. А сейчас, мы знаем, что после данного нашего прихода, внесенного задним числом, есть только одна реализация. Перепроведем ее просто вручную.

Как видите, документ больше не ругается на отсутствие товара по бухгалтерскому учету.

Обратите внимание, что только что произошло. Общий документ списал по бухгалтерии одни партии товаров, а по управленческому учету другие. Вот что мне очень нравится в ведении учета в единой базе! Кстати, для автоматического выявления и создания документов под бухгалтерские минуса, в стандартной конфигурации есть специальная обработка. Я покажу ее Вам в следующих статьях. Тут нужно отметить, что в целях, именно, бухгалтерского учета, нам важно, чтобы на момент сдачи отчетности, у нас в учете не было никаких минусов. И, в этих целях, мы просто могли бы оприходовать только 1 штуку, чтобы просто закрыть минус. А для того, чтобы соответствовать управленческому складу, когда в бухгалтерском учете товара меньше, иногда, оформляют принятие товара на ответственное хранение. Ну, бухгалтеры все эти “фишки” знают.

Теперь, допустим, “Иванов И. П.” покупает у нас 1 тепловентилятор за наличку. Создаем реализацию только в управленческом учете на 1 штуку по цене в 1000 грн. Устанавливаем дату в 05.12.2015. Проводим.

Получаем эти 1000 грн. и создаем кассовый ордер, чтобы оприходовать эти деньги в управленческом учете. Проводим.

Теперь, у нас в управленческом учете остаток товара — 0, а в бухгалтерском — 1 штука. Кроме того, остаток по управленческой кассе увеличился на 1000 грн. и составляет 9800 грн.

Теперь, если нужно, чтобы на текущую дату у нас бухгалтерский учет товарных остатков соответствовал управленческому, то придется сделать “фиктивную продажу” на 1 штуку в бухгалтерском учете. Можно было, в принципе, сделать возврат 1 штуки “Рогам и копытам”, но, в данном случае, я решил показать все показать на примере продажи. Вносим реализацию. Ставим 06.12.2015. Покупателем выбираем “Копыта и рога”. Продаем 1 тепловентилятор за 900 грн. Снимаем галочку “управленческий учет”. Проводим.

Вуаля, бухгалтерский склад, теперь, как и управленческий склад имеет остаток — 0. Также, в бухгалтерском учете у нас, дополнительно, появился долг покупателя — 900 грн.

Фиктивные закупки и продажи, иногда, делают через своих индивидуальных предпринимателей, входящих в структуру компании. В этом случае, схема будет очень  похожей. Как можно удобно вводить такие операции в программе 1С, мы рассмотрим в следующих статьях.

Я неоднократно сталкиваюсь с тем, что некоторые бухгалтеры, которые уже давно работают в программе, но никогда не знали о возможностях ведения двух учетов в единой базе, поначалу настроены скептически. Они говорят, что учет запутается и, что они слышали, что эти возможности еще сырые и т.д. Так вот, могу заверить — все это еще со времен семерки прекрасно отлажено и отлично работает. И сейчас я покажу Вам, что после проведенных нами операций весь учет — на своих местах.

Формируем оборотно-сальдовую ведомость по счету 301 (счет кассы).

Как видите, никаких движений по бухгалтерской кассе не было.

Открываем счет 361 (взаиморасчеты с покупателями).

Как видите, только официальные продажи. Нет никакого Иванова, который покупал у нас товар за наличку.

На 631 счете (взаиморасчеты с поставщиками), тоже, нет никаких рынков, где мы покупали тепловентиляторы за наличку.

Счет 281 (товары на складах) — как видите, 8 пришло и 8 ушло, как мы и ожидали.

Вторая партия — это наш приход от контрагента “Рога и копыта”.

Теперь смотрим управленческие отчеты. Заходим в “Отчеты -> Денежные средства -> Ведомость по денежным средствам”.

Выберем текущий месяц, чтобы разделить наш остаток с движениями за месяц. Сформировать. Как видите, в управленческой кассе остаток 9800, так как мы внесли 10000, потратили 1200 грн. на покупку товаров на рынке и получили 1000 грн от клиента.

 

Зайдем в “Отчеты -> Продажи -> Взаиморасчеты -> Ведомость по взаиморасчетами с контрагентами”.

Сформировать. Как Вы помните из статьи “Взаиморасчеты с контрагентами в 1С”, здесь и покупатели и поставщики попадают в один отчет. Как видите, здесь только реальные операции.

Нет никаких “Рогов и копыт” и “Копыт и рогов”, по которым только выписывались документы, но реальных движений не происходило.

Зайдем в “Отчеты -> Продажи -> Анализ продаж -> Валовая прибыль“.

Сформировать. Здесь у нас 2 настоящие продажи.

Одна была официальная на 7 штук, другая за наличку. Обратите внимание, что себестоимость первых 6 штук была 500 грн., а вторых двух штук по 600 грн. В первой строчке списаны 6 товаров из официальной поставки по 500 грн. и 1 товар из товаров, что мы купили на рынке.

А во второй продаже списан только товар, который был куплен на рынке.

Как видите, и здесь бухгалтерские фиктивные закупки и продажи на управленческий учет не повлияли. И, напоследок, откроем “Отчеты -> Запасы (склад) -> Ведомость по партиям товаров на складах”.

Как видите, все списано в 0.

Наша вторая партия в управленческом учете — это покупка у контрагента “Розничные магазины и рынки”.

Надеюсь, Вы убедились, что механизм отлично работает.

Кстати, если данную статью читают руководители — смело отсылайте его своим бухгалтерам и начинайте уже правильно и полно вести свой учет. Весь учет, а не только бухгалтерский. Напоминаю, что мы в данной статье рассматриваем, исключительно, стандартные возможности программы, без каких-либо доработок!

Я неоднократно видел, как бухгалтеры отмахиваются, мол, моя задача вести только бухгалтерский учет, а все остальное меня не касается. Но у компании не всегда есть средства, чтобы нанять отдельного человека для ведения реального учета. В то же время, получается, бухгалтер лишь отчитывается перед государством. А это очень дорого для бизнеса — содержать человека только ради этих целей. Потому, я призываю бухгалтеров задуматься и все-таки постараться, по возможности, помогать своему шефу и с управленческим учетом. Поверьте, Вы станете незаменимым сотрудником и Ваша стоимость на рынке труда возрастет, ведь немалый процент бухгалтеров, либо не знают управленческого учета, либо не хотят им заниматься. А то, вроде бы, руководитель и профинансировал покупку программы 1С, а все равно остается слепым котенком, так как бухгалтерия, к сожалению, не может дать ему всех нужных данных для принятия управленческих решений.

Дальше, что касается вопроса безопасности, то для конкретных пользователей можно установить право видеть только бухгалтерский учет, а об управленческом они не будут, даже, ничего подозревать. И, наоборот. Также, я неоднократно говорил, что Вашу базу данных 1С можно перенести из офиса в другое место. Есть возможность, даже, перенести ее в другую страну. Вообще, по вопросу безопасности у нас еще будет целый цикл статей, так что не расслабляйтесь. 🙂

Юрий Халтин, исполнительный директор ООО «Бизнес Сервис Провайдер».