Неоплаченные покупателями счета в 1С (Анализ заказов покупателей, Закрытие заказов покупателей)

 

Говорим о возможности отслеживать неоплаченные счета в 1С и о том, как это может помочь в продажах. Немного о взаиморасчетах в 1С. Рассматриваем отчет «Анализ заказов покупателей». Документ «Закрытие заказов покупателей».

 

В этой статье я хочу рассказать о полезной возможности отслеживать выставленные, но неоплаченные счета. Эта возможность присутствует в базовом функционале программ “Управление торговлей для Украины ред. 2.3”, “Управление торговым предприятием для Украины” и “Управление производственным предприятием для Украины”.

Возможно, Вы далеки от ведения в Вашей базе контактов с клиентами и прочих популярных элементов CRM. Но, совершенно точно, чем бы Вы не занимались, Вы выставляете счета на оплату. А этого уже достаточно, чтобы Вы смогли пользоваться таким замечательным инструментом, о котором я сегодня расскажу.

Рассмотрим типичную рабочую ситуацию. Менеджер “обрабатывает” нового клиента: названивает ему, встречается с ним. Затем, когда клиент сказал: “Ладно, беру! Выставляйте  счет!”, менеджер выставляет счет и успокаивается. Думает, что его работа с данным клиентом уже закончена. Дальше он переключается на работу с другими клиентами. А оплаты по этой сделке все нет и нет… Потом, через пару месяцев он вспоминает, что кому-то там выставлял счет… Но, уже, к сожалению, поздно спасать ситуацию…

Бухгалтерия, в данном случае, Вам никак не поможет. В ней не фиксируются этапы продажи до тех пор, пока не появились обязательства у одной из сторон. А  выставление счета никаких обязательств, как Вы знаете, за собой не влечет.

Отслеживать выставленные и неоплаченные счета будет полезнее всего тем компаниям, которые работают с клиентами в предоплату. Ведь, если смотреть на Ваши этапы воронки продаж, то клиенты, которым Вы выставили счета — это клиенты очень близкие к покупке. Ну а в случае отсрочки платежа, клиенты, которым мы уже что-то отгрузили в долг  — независимо от выставленного счета, итак, “светятся” во взаиморасчетах.

Чтобы лучше понять, давайте рассмотрим, как работает механизм взаиморасчетов в 1С, да и в финансовом учете, в целом.

Допустим, мы получили от клиента предоплату 5000 грн. Тогда в отчете “Взаиморасчеты с контрагентами”, мы увидим по этому покупателю остаток -5000 грн.

Неоплаченные счета в 1С. Анализ заказов покупателей_1

Теперь мы отгружаем товар на 7000 грн. и во взаиморасчетах засветится, что наш покупатель теперь должен нам 2000 грн.

Неоплаченные счета в 1С. Анализ заказов покупателей_2

Дальше покупатель гасит 2000 грн. и пропадает из остатка. Теперь его строчки во взаиморасчетах — нет. Все верно.

Неоплаченные счета в 1С. Анализ заказов покупателей_3

Но, предположим, что покупатель хотел купить товаров или услуг на 10000 грн. И счет выставлен, именно, на эту сумму. Тогда бы мы могли бы поработать с покупателем еще на 3000 грн.. Главное, не забыть об этом и не “спустить на тормоза”.

Неоплаченные счета в 1С. Анализ заказов покупателей_4

Так вот, механизм, о котором мы сегодня говорим — как раз и позволит нам увидеть эти незакрытые 3000 грн., несмотря на то, что по взаиморасчетам с этим покупателем у нас все обязательства закрыты.

Кстати, важно не путать отчет “Взаиморасчеты с контрагентами” с отчетом “Расчеты с контрагентами” — это совсем другой отчет и он показывает другие данные. О нем мы поговорим в одной из следующих статей. Также, будет отдельная статья о том, почему во взаиморасчетах 1С долг перед покупателем или поставщиком показывается в остатке отрицательным.

Но вернемся к нашей теме. Итак, в программе 1С можно увидеть как полностью неоплаченный покупателем счет, так и частично неоплаченный.

Теперь поговорим о том, у кого этот механизм будет работать в 1С, а у кого — нет.

Когда идет речь о “счетах на оплату”, в этой статье имеются в виду “заказы покупателей”. И дальше я буду упоминать, именно, заказы. Так вот, данный механизм и отчет будут работать, если Вы ведете договоры с покупателями “по заказам” или “по договору в целом”. Но в обоих случаях, для корректной работы отчета, Вы должны будете формировать заказы покупателей. На основании заказов покупателей нужно оформлять реализации и выбирать заказы при разноске банка. Только тогда программа сможет их отслеживать.

Если же Вы, на данный момент, ведете взаиморасчеты “по счетам”, то я бы рекомендовал переходить на заказы. Работать со счетами в УТ, УТП и УПП — это “бухгалтерский” стиль, так как бухгалтерам возможности заказов не нужны. А сами заказы — это, фактически, те же самые счета, только возможностей больше. Более того, у них есть печатная форма “счета на оплату”.

Итак, ближе к делу. Запускаем отчет “Анализ заказов покупателей”. В полном интерфейсе он находится в меню “Отчеты -> Продажи -> Анализ заказов -> Анализ заказов покупателей”. Ставим галочку “Состояние отгрузки по заказу” и галочку  “Не отгружено”. Теперь, галочку “Состояние оплаты по заказу” и “Не оплачено”. Период можно не выбирать, если хотим посмотреть текущее состояние заказов.

Неоплаченные счета в 1С. Анализ заказов покупателей_5

В настройках для наших нужд я уберу галочку из подменю “Отгрузка” и  включу “Осталось отгрузить (в валюте управленческого учета)”.

Неоплаченные счета в 1С. Анализ заказов покупателей_6

Нажимаем “Сформировать” и видим заказы, по которым не было ни отгрузки, не оплаты. Если Вы пользуетесь этим отчетом впервые, то Вам, скорее всего, выпадет куча старых заказов, которые уже давно не актуальны.

Неоплаченные счета в 1С. Анализ заказов покупателей_7

У меня, как видите, в отчет попали заказы 2014 года, хотя данную статью я пишу в сентябре 2015 года. Все правильно. Заказы закрываются либо сами, когда заказ был полностью отгружен и оплачен, либо принудительно документом “Закрытие заказов покупателей”. Этим документом мы закрываем заказы, по которым  больше никаких движений не будет. Сюда же входят заказы, в которых была отгружена и оплачена только часть позиций, а от остальных позиций клиент отказался.

Давайте закроем устаревшие заказы. В полном интерфейсе у меня этот документ в меню “Документы -> Продажи -> Закрытия заказов покупателей”. Создаем новый документ. Желательно, ввести его вчерашней датой. Из подменю “Заполнить” нажимаем “Заполнить”.

Неоплаченные счета в 1С. Анализ заказов покупателей_8

Появилось окошко “Отобрать заказы покупателей”. Сверху, в “Варианте отбора” выберите “Устаревшие заказы”. В причину закрытия введите, например, “Закрытие устаревших заказов”.

Неоплаченные счета в 1С. Анализ заказов покупателей_9

Переходим на закладку “Отбор” и видим, что по умолчанию стоит отбор по “ответственному” из документа “Заказ покупателя”. Это значит, что обрабатываться будут только те заказы, которые я лично ввел в базу. Мне это помешает, так как я не выставляю заказы в нашей компании, потому, снимаю эту галочку.

Неоплаченные счета в 1С. Анализ заказов покупателей_10

Возвращаюсь на закладку “Настройки”. Все остальные настройки по умолчанию меня устраивают. Имейте в виду, что нам будут предложены только те заказы, по которым нет открытых резервов. Также, как видите, нам, по умолчанию, предлагают заполнить заполнить заказы, в которых “дата отгрузки” и “дата оплаты” просрочены более, чем на 90 дней. При желании, количество дней можно изменить. Важно понимать, что если ориентировочные даты отгрузки и даты оплаты в заказе покупателя не заполнены, то такой заказ всегда будет считаться просроченным. Нажимаем “Заполнить”.

Неоплаченные счета в 1С. Анализ заказов покупателей_11

Смело переходите в самый низ и смотрите, какие из последних заказов являются актуальными. Возможно, если у Вас большая компания, Вам вначале придется поспрашивать у менеджеров, какие заказы закрывать, а какие нет. В дальнейшем, нужно отслеживание актуальности заказов перекладывать целиком на них. И они должны будут указывать причину закрытия заказа. Да и этот отчет они, по большому счету, должны сами смотреть по своим клиентам. Как разбить базу клиентов по менеджерам в 1С — тема одной из следующих статей.

Итак, с еще актуальных заказов снимаем галочки. Это значит, что мы их, пока, не закрываем. Также, снимите галочки с тех заказов, где “Остаток отгрузки” и “Остаток оплаты” имеют неодинаковые суммы. Такие заказы нужно будет закрывать отдельно, параллельно закрывая долги на убыток или на доход. Дальше нажимаем “Перенести”. Все помеченные галочками заказы переносятся в наш документ.

Неоплаченные счета в 1С. Анализ заказов покупателей_12

Нажимаем “Ok” и документ проводится.

Снова нажимаем “Сформировать” в отчете “Анализ заказов покупателей” и, как видите, при тех же условиях, когда заказ и не отгружен и не оплачен — остались только актуальные заказы.

Неоплаченные счета в 1С. Анализ заказов покупателей_13

Единственное, внимание на себя обращает первый заказ от 3 февраля. Почему-то он не закрылся.

Неоплаченные счета в 1С. Анализ заказов покупателей_14

Переходим в него. Нажимаем кнопку “Анализ”.

Неоплаченные счета в 1С. Анализ заказов покупателей_15

Все ясно. По нему, просто, есть еще незакрытый резерв 5 штук.

Неоплаченные счета в 1С. Анализ заказов покупателей_16

Также, для того, чтобы увидеть частично оплаченные и частично отгруженные заказы, нужно теперь галочку “Не отгружено” переставить в “Частично отгружено”, а галочку “Не оплачено” переставить в “Частично оплачено”.

Неоплаченные счета в 1С. Анализ заказов покупателей_17

Главное, не ставьте больше галочек, чем я говорю, иначе результат будет не такой, как нам нужен. Обращайте внимание, в основном, на те заказы, в которых “осталось оплатить” и “осталось отгрузить” имеют одинаковые значения. Те, заказы, где эти суммы не совпадают, как я уже говорил в начале статьи, итак, светятся во взаиморасчетах. Ведь по этим заказам есть незакрытые обязательства.

Если понравилась статья — делитесь в соц. сетях. Если у Вас что-то не получается по теме данной статьи — оставляйте комментарий и я постараюсь Вам помочь. До новых встреч!

 

Юрий Халтин, исполнительный директор ООО «Бизнес Сервис Провайдер».

You may also like...

Добавить комментарий