Почему бухгалтерский и управленческий учет стоит вести в одной базе?

Немного о слабых сторонах управленческого учета. Альтернативный взгляд на то, что все вокруг называют плюсами управленческого учета. Хорошие стороны бухгалтерского учета. Как бухгалтерский и управленческий учет могут дополнить и усилить друг друга. Безопасность информации.

Во всех предыдущих статьях, я всячески расхваливал управленческий учет, и как Вы успели заметить, я большой его приверженец. Но будет не правильно не упомянуть некоторые его «узкие» места и рассказать, как с ними лучше всего бороться.

Нерегламентированность, как показывает практика, все-таки слабое место управленческого учета.

Первое, одновременно, и сильное и слабое место управленческого учета, как раз заключается в его нерегламентированности. Более того, принято считать, что управленческий учет каждое предприятие может, и должно изобрести для себя, так как это будет удобно руководителю. Звучит красиво… и перед тем как писать эту статью, я «прошерстил» несколько других статей в интернете на тему этой особенности управленческого учета. Так вот, везде эта особенность стоит в колонке несомненных плюсов. Но я прихожу на многие предприятия и вижу, что для некоторых управленческий учет заключается лишь в том, что люди дописывают под свою деятельность несколько специфических отчетов. Именно поэтому я назвал бы данную особенность скорее минусом, чем плюсом. Да, согласен каждое предприятие имеет свои нюансы, которые следует отражать в управленческом учете. Например, это сегментация базы покупателей по регионам, или детализация товара по цвету, размеру и другим разнообразным характеристикам. Все это, конечно, индивидуально. Кто-то считает зарплату менеджеров от оборота, кто-то от маржи, кто-то от количества проданных товаров. Но без внедренного, в первую очередь, принципа двойной записи и управленческого баланса, верить каждому отдельному отчету просто нельзя. Когда у вас есть возможность просто откорректировать взаиморасчёты с поставщиком без распределения разницы на склад или на прибыль, или, когда у вас есть возможность списать деньги с управленческой кассы не относя их на убыток, я бы не назвал это полноценным учетом. Кстати, в моей собственной компании, внедрен принцип двойной записи и управленческий баланс. В одной из следующих статей у Вас будет возможность убедиться в том, как это все должно работать.

«Теневые» данные управленческого учета, как правило, больше подвержены ошибкам.

Второе, на мой взгляд, слабое место управленческого учета, хотя опять-таки, если посмотреть другие статьи — эта особенность — она все-таки будет в колонке плюсов управленческого учета, заключается в том, что часть данных является неофициальной. Сейчас я объясню, почему я считаю это слабым местом. Хотя, несомненно, сегодня от этого мы точно не сможем никуда уйти. Для начала, поговорим об управленческой «черной» кассе. К примеру, я взял деньги из кассы, куда-то тратил их всю неделю, и все это время не заносил информацию, куда я их тратил. Лично я, уже не вспомню, куда я тратил деньги семь дней, шесть дней, пять дней назад. Максимально, что у меня хорошо получается вспомнить – это куда я, до копейки, потратил деньги вчера. Хорошо, если под все покупки мне выдавались чеки, а если я покупал продукты на базаре, чтобы подготовиться к встрече с партнерами? Ведь, несомненно, в управленческом учете — это производственные затраты предприятия – представительские расходы. Что касается ведения дел с покупателями и поставщиками — с ними в управленческом учете, даже, устная договоренность может служить основанием для отражения операций в управленческом учете. И, как Вы понимаете, второй стороной эта информация может быть потом либо искажена, либо забыта. Поэтому, даже, на неофициальные операции, обе стороны ищут возможность оформить эти сделки документально управленческими документами. Разумеется, никакой законной силы эти документы не несут, но, по крайней мере, служат для того, чтобы люди расписались под условиями сделки и сохранили какую-то информацию о том, что данная сделка состоялась и каковы были ее условия. Но, как Вы понимаете, чем меньше документов при неофициальной продаже, тем лучше, поэтому часто документы переходят в разряд электронных писем. Одна сторона отсылает письмо, а другая читает и подтверждает: «Да согласен – все правильно».

Еще до компании «БСП», когда я работал фрилансером, у меня был один клиент, который при выдаче налички давал мне на подпись управленческие кассовые ордера. Затем он складывал их в особую папку – это нужно было для отчетности перед учредителями, и для того что бы я потом не сказал, что мол никаких денег не получал.

Последнее время, когда все начали повально создавать ЧП на едином налоге, совсем неофициальных операций осталось очень мало. Сложности вести неофициальный учет можно перекрыть тем, что человек который будет вести такой учет, будет очень ответственным и очень внимательным. Лично я считаю, что если бы налогообложение в нашей стране снизилось до приемлемого уровня, и мы могли бы проводить в официальном учете абсолютно все операции, не используя при этом отдельные юридические лица в виде ЧП, то внедрение и ведение управленческого учета значительно снизилось бы по стоимости и упростилось бы в целом. Поясню, что хоть ЧП и создают возможность перевести большинство нелегальных операций в официальное русло, но при этом необходимость в управленческом учете ничуть не уменьшается. Ведь наличие стольких юридических лиц очень сильно запутывает учет. Часть доходов у вас оседает на юр. лице, а часть на куче ЧП. Также, приходиться контролировать какому из ЧП и сколько денег официально должен каждый Ваш клиент и множество других нюансов.

Официальная часть. Чем бухгалтерский и управленческий учет могут быть полезны друг-другу.

Давайте теперь поговорим о той части информации, которая является официальной. Официальная информация у нас, в общем-то, связана с бухгалтерским учетом, так как с момента регистрации предприятия, когда Вы начинаете вести деятельность, с первого же дня Вас заставляют вести бухгалтерский учет. И, как правило, на предприятии он появляется первым, а, вот уже вслед за ним, через какое-то время руководство может решить внедрять управленческий учет. Хорошая новость в том, что имея на предприятии внедренный бухгалтерский учет, Вы приблизительно имеете как минимум 50% управленческой информации. А, как мы помним из прошлой статьи «Недостатки бухгалтерского учета в целях управления» — один из недостатков бухгалтерского учета заключается в неоперативном внесении информации. Так вот, как раз при внедрении управленческого учета, этот минус бухгалтерского учета – уходит, потому что первым появляется управленческий документ на ту или иную операцию, а потом, когда приходит оригинал, бухгалтер тщательно этот управленческий документ сверяет с оригиналом который пришел, и, если нужно, делает правки. Таким образом мы получаем в бухгалтерском учете большую оперативность, и, скорее всего, документ уже вносит не бухгалтер, а менеджер. А бухгалтеру нужно только сверить этот документ. А во-вторых — в управленческом учете, если мы ошиблись (ведь мы можем вносить информацию не из самых достоверных источников), а бухгалтер потом корректирует эту информацию, у нас получается большая достоверность в управленческом учете, чем могла бы быть без бухгалтерского учета. Более того, плюсы официальной части информации заключаются в том, что Вам, в целом, трудно ошибиться и всегда есть с кем свериться. Ведь, расчетный счет ведете не только Вы у себя на предприятии, а еще его ведет для вас Ваш банк. Так же, если ведутся официальные взаиморасчеты с поставщиками и покупателями, Вы уверены, что не только Вы ведете их, а их, также, ведут Ваши контрагенты. В официальной бухгалтерии есть регламент, которому они должны вести, и Вы всегда можете попросить у них акт сверки. Рассмотрим, даже, такое чисто управленческое понятие как «откат». Как правило, Вы создаете общую для обоих учетов официальную расходную накладную, на основании которой, Вы создаете уже чисто управленческий документ «комиссионное вознаграждение». Этот документ уменьшает Вашу маржу в управленческом учете по данной сделке, и увеличивает Ваш долг перед лицом, которому Вы этот откат должны отдать. В то же время, в случае неофициальных чисто управленческих отгрузок, Вы не всегда можете рассчитывать, что Ваш покупатель предоставит достоверную и корректную информацию для сверки, так как управленческий учет они ведут по желанию и «как карта ляжет». Например, у одного из наших клиентов, покупатели были монтажниками. Они приезжали к нему за деталью, потом с этой деталью ехали к клиенту и чуть ли не две недели ее монтировали и ночевали там. Я думаю, что в этом случае ни о каком учете и речи быть не может. Ну и, соответственно, ни о какой сверке. Вы же помните, первое оглашенное мной слабое место управленческого учета, то что его каждый строит как хочет? А если взаиморасчеты у Вас связаны с валютами и курсами, то Ваш покупатель, к примеру, может вести их совсем экзотически. Вот и приходится рассчитывать только на себя и своих учетчиков.

Вывод.

Но вернемся снова к официальным операциям. Вывод такой, что от содружества управленческого и бухгалтерского учета — выигрывают оба учета. Бухгалтерский учет выигрывает в том, что на общую, вместе с управленческим учетом, информацию (т.е. официальную), у него повышается оперативность, и, кроме того, эти данные вводит, скорее всего, не бухгалтер, а менеджер, а бухгалтер его только проверяет. Согласитесь, бухгалтера это несколько разгружает. А управленческий учет получает стопроцентную достоверность на эти операции, как раз потому что бухгалтер сверяет потом эти данные с оригиналами документов. Так вот, по моему опыту, и по опыту наших клиентов, все-таки вести оба учета в одной базе — самое идеальное решение.

Безопасность информации.

Скорее всего, у Вас давно созрел вопрос, что если Вы будете вести оба учета в одной базе, то как Вам теперь эту базу обезопасить? Ведь не очень хорошо оставлять эти данные у себя в офисе… Да, я согласен. Базу данных с такой информацией лучше всего вынести за пределы предприятия, туда где есть хороший интернет, и Ваши сотрудники смогут в эту базу данных удаленно подключаться и в ней работать. Если хотите, то можно арендовать виртуальный сервер, даже, в другой стране. Ну тогда, я думаю, Вы совсем спокойно будете спать.

Кстати, читайте следующую статью: Какую 1С выбрать? Выбор 1С. Как выбрать 1С?

Спасибо за внимание!

Юрий Халтин, исполнительный директор ООО «Бизнес Сервис Провайдер»