Напоминания о поздравлениях с днем рождения контрагентов в 1С.

 

Настраиваем механизм напоминаний о днях рождения покупателей и поставщиков. Регламентные задания в файловой базе 1С.

 

В этой статье я хочу рассказать о полезной возможности программы 1С — напоминать о днях рождения контрагентов. Эта возможность присутствует в базовом функционале таких программ, как “Управление торговлей для Украины ред. 2.3”, “Управление торговым предприятием для Украины” и “Управление производственным предприятием для Украины”.

Вообще, что касается внедрения элементов CRM — многие компании, то начинают серьезную работу в этом направлении, то бросают. Но в глубине души, все понимают, что работать в этом направлении — необходимо. Так вот, как можно использовать напоминания о днях рождения клиентов и поставщиков? Во-первых, если хотите, можно им просто звонить и поздравлять. Как вариант, можно отсылать почтовую открытку или е-мейл. Во-вторых, ключевым клиентам и поставщикам можно  дополнительно сделать какой-нибудь подарок. Благо, программа умеет напоминать о дне рождения за некоторое количество дней до самого события. В общем, наверное, не мне Вам рассказывать, что делать с этой возможностью. Сами разберетесь.

Итак, давайте рассмотрим детальнее, как устроен механизм напоминаний о поздравлениях. Поздравляем-то мы не компанию, а конкретных людей, которые там работают. Сам справочник “Контрагенты” содержит в себе названия компаний и другие данные об этих компаниях, как об объектах бизнеса.

 

 

К нему подвязан подчиненный справочник “Контактные лица контрагентов”, который, в свою очередь, содержит информацию о взаимосвязи конкретного человека с этой компанией. Например, какую должность занимает сотрудник в данной компании. Работает ли он в ней, на данный момент или уже уволился. Также, здесь содержится рабочий телефон и т.д. Теоретически, конкретный человек может официально и не работать в данной компании. Тем не менее, быть в ней де-факто совладельцем или лицом принимающим решения. Или же не быть никак связанным с компанией, зато оказывать влияние на лицо принимающее решения. Все эти данные мы вводим в “Контактные лица контрагентов”.

 

В свою очередь, к данному справочнику подвязан независимый справочник “Контактные лица”. В нем содержится личная информация о людях. Здесь указывается, по желанию, личный номер телефона, домашний адрес, и, даже, если хотите, серия и номер паспорта. В этих же данных, как раз, и содержится дата рождения человека.

 

Логика этой связки справочников такова, что один и тот же человек может переходить из одной компании в другую или, даже, быть для нас одновременно контактным лицом нескольких компаний-контрагентов. При этом, данные о нем, как о сотруднике конкретных компаний будут изменяться независимо от данных о нем, как о физ. лице. Допустим, если мы знаем ту же дату рождения человека, то она совершенно точно не изменится от того, что он перешел работать в другую компанию. Конечно же, все это в случае, если Вы не будете просто бездумно создавать новые контактные лица, а будете переподвязывать этого человека к новому “контактному лицу контрагента”. Также, в данном случае, всегда можно будет посмотреть историю его “перемещений” по разным компаниям.

Итак, давайте для демонстрации данной возможности одному из контактных лиц присвоим дату рождения и установим напоминание.

В полном интерфейсе заходим в меню “Справочники -> Контрагенты”. Выбираем нужного нам контрагента.

 

Переходим на закладку “Контакты”. Нижняя часть окошка называется “Контактные лица”. И, как видите, у меня здесь уже внесены 2 контактных лица.

 

Давайте директору установим дату рождения и напоминание о ней. Итак, мы зашли в справочник, который называется “Контактные лица контрагентов”, где, как Вы помните, вносится информация о человеке как об ассоциированным с компанией лицом. Для удобства, нижняя часть этого окна содержит некоторую личную информации. Но здесь нет информации о дате рождения и установок напоминаний. Теперь нужно нажать на увеличительное стекло напротив строки “Контактное лицо”.

 

Вот теперь мы попали в личную информацию “Иванова”. Переходим на вкладку “Дополнительная информация”. Вносим дату рождения и ставим галочку “Напоминать о дне рождения”. Например, за 3 дня до события.

 

Это значит, что если день рождения в понедельник, то программа напомнит о нем в пятницу. А если. допустим, в четверг, то программа напомнит, соответственно, в понедельник. А вот если пятница, по какой-то причине, — выходной, или человек, который должен получать напоминания не пришел в этот день, то Вы о знаменательной дате узнаете уже только в понедельник. Потому, рекомендую поставить напоминание где-то за 7 дней. Нажимаем “Ok”.

 

Теперь, в справочнике “Контрагенты” важно не забыть перейти на закладку “Общие”. Снизу выбрать закладку “Как покупатель”. Если поздравляем поставщика, то, естествественно, переходим на закладку “Как поставщик” (она появится, если контрагент будет поставщиком). Еще ниже выбрать закладку “Менеджеры”. Здесь нужно выбрать одного нашего менеджера, которому и будет приходить соответствующее напоминание о дне рождения по данному контрагенту.

 

Программа сразу спрашивает, установить ли текущего менеджера основным. Нажимаем “Да”, так как если не установить этого менеджера основным, то механизм напоминаний не будет работать. К сожалению, базовый функционал не позволяет подстраховаться и будет напоминать о данном контрагенте только этому основному менеджеру.

 

Еще один нюанс. Нужно, чтобы при входе менеджеру выдавалась панель его задач. Иначе, напоминание в виде задачи будет сформировано, но менеджер его не увидит. А это, согласитесь, не то, чего мы хотим от данного механизма.

Для этого заходим в меню “Сервис” -> “Пользователи” -> “Список пользователей”.

 

Щелкаем на нужного нам менеджера. Раскрываем “Календарь пользователя. События. Напоминания” и ставим галочку “Показывать список задач при запуске”.

 

Ну что же, основную часть работы мы сделали. И если у Вас серверная 1С, то напоминания начнут у Вас работать для данного конкретного менеджера уже с завтрашнего дня. Это происходит потому, что программа проверяет необходимость поздравлений контактных лиц один раз в день. И, скорее всего, сегодня она это уже сделала, так как сервер у Вас постоянно запущен.

Как Вы поняли, теперь, нужно определить, какая у Вас 1С: файловая или серверная. Сделать это можно в меню “Справка -> О Программе.” Нас интересует строка “Режим”. Если у Вас “Файловый” вариант, как у меня сейчас, то для того, чтобы запустить напоминания о днях рождения, нужно будет еще выполнить ряд операций.

 

Для тех, у кого серверный вариант — ряд следующих действий Вам выполнять не нужно.

 

Дело в том, что проверка напоминаний о поздравлениях использует механизм “регламентных заданий” в 1С. В серверной версии он выполняется, соответственно, на сервере, а в файловой версии нужно запустить специальный сеанс 1С, который будет этим заниматься.

Как запустить специальный сеанс для файловой версии?

Итак, для начала нам нужно завести нового пользователя, от имени которого будут создаваться напоминания в 1С. Если эти операции будут сложно даваться — оставьте комментарий и я постараюсь Вам помочь.

Заходим в меню “Сервис->Пользователи->Список пользователей”. Переходим на закладку “Пользователи ИБ” (то есть “Информационной базы”).

 

Создаем нового  пользователя “РегламентныеОперации” и выставляем ему “Полные права”. Прописываем пароли и нажимаем “Ok”.

 

Переходим на закладку “Справочник “Пользователи”” и убеждаемся, что новый пользователь здесь, пока еще, не появился. Заходим параллельно под этим пользователем в программу и сразу выходим. В окошке списка пользователей нашей программы нажимаем “Обновить”. Как видите, пользователь появился у нас в справочнике. Закрываем это окно.

 

Если у Вас “Управление торговлей для Украины ред. 2.3” или “Управление торговым предприятием для Украины”, то открываем меню “Сервис->Настройка учета->Настройка параметров учета”. Переходим на закладку “Обмен данными”.

 

Если же у Вас “Управление производственным предприятием для Украины”. Открываем “Сервис->Настройка учета->Настройка программы”. И выбираем “Регламентные задания”.

 

Далее, для всех программ все будет одинаково. Потому, продолжаем рассмотрение нашего примера в программе “Управление торговым предприятием для Украины”. Выставляем нашего нового пользователя в окне “Пользователь для регламентных заданий в файловом режиме” и выставляем “Интервал опроса регламентных заданий в файловом режиме” равным 60. Это значение указывается в секундах, значит, каждую минуту программа будет проверяет так называемые “регламентные задания”.

 

Напоминаю, что какой б интервал опроса Вы не поставили, задачи с поздравлениями будут формировать только 1 раз в день — при первом запуске 1С.

Итак, все что нужно — мы сделали. Теперь запустим 1С под пользователем “РегламентныеОперации”. Такая 1С должна на одном из компьютеров либо постоянно висеть запущенной, либо запускаться в начале дня, до того, как первый пользователь зайдет в программу. Минут через 10 (это я говорю с запасом) ее можно будет выключать, так как все напоминания уже будут созданы, а создаются они, как Вы знаете, только один раз в день.

Теперь заходим под нашим менеджером и убеждаемся, что напоминания сработали.

 

К сожалению, как я уже говорил, в серверной версии напоминания начнут работать только с завтрашнего дня. Поэтому, не забудьте сегодня внести все необходимые даты рождения, установить напоминания и установить основных менеджеров у соответствующих контрагентов.

Если понравилась статья — делитесь ею в соц. сетях. Если у Вас что-то не получается по теме данной статьи — оставляйте комментарии и я постараюсь Вам помочь. До новых встреч!

 

Юрий Халтин, исполнительный директор ООО «Бизнес Сервис Провайдер».