Белые и серые продажи и закупки в 1С. Управленческий учет и бухгалтерский. Управленческая касса

 

Изучаем симбиоз (взаимодействие) бухгалтерского и управленческого учета в 1С УТП и УПП. Фиктивные закупки и продажи по бухгалтерскому учету, которые не должны быть отражены в управленческом учете. Закупки и продажи за наличку, которые не должны быть отражены в бухгалтерском учете. Наблюдаем работу управленческой кассы, которая не смешивается с бухгалтерской кассой.

 

Во многих  статьях данного проекта, мы с Вами говорили об одновременном ведении управленческого и бухгалтерского учета в единой базе 1С. И Вы знаете, что я считаю это идеальным вариантом ведения учета. Так вот, хотя, конфигурации Управление торговым предприятием для Украины и Управление Производственным предприятием для Украины уже довольно давно на рынке, почему-то мало кто знает и пользуется этими их стандартными возможностями. Да и зачем далеко ходить? То, что я покажу сегодня, было еще в комплексной конфигурации 1С 7.7. Почему-то, даже, компании, внедряющие 1С, редко рассказывают про все эти возможности пользователям. Может, просто не знают их?! А когда клиенты просят специалистов внедрить управленческий учет, то создаются какие-то дорогостоящие  “велосипеды” с нуля, причем, иногда, лишь дублирующие стандартный функционал и не привносящие ничего нового. Да и многие из таких велосипедов оказываются попросту нерабочими…

Из других “странных” решений, в одной компании я видел, как они создали в единой базе УТП 2 организации и практически полностью дублировали все данные. При этом, одна организация у них была для бухгалтерского учета, а другая — для управленческого. В принципе-то, это работало… Но у меня, аж, волосы дыбом встали, когда я это увидел. Причем, в интернете я на полном серьезе видел предложения от других специалистов 1С, так и разделять управленческий и бухгалтерский учет — с помощью разных организаций. Это просто жесть!

Ну а между тем, настоящий учет многих компаний  находится в хаосе, так как реальное положение дел они ведут в Excel и в блокнотах. При этом, какие-то данные теряются, какие-то учитываются в одной таблице, но не учитываются в другой и т.д. Невероятно, что это, в то время, когда такой мощный и удобный инструмент у многих из Вас под рукой! В общем, настало время познакомиться на практике с возможностью ведения бухгалтерского и управленческого учета в единой базе 1С УТП и УПП. В нашем примере мы коснемся белых и серых закупок, а, также, белых и серых продаж. Мы сделаем фиктивную закупку и фиктивную продажу, которые не должны попасть в управленческий учет. Еще, мы внесем операции, которые, наоборот, не должны попасть в бухгалтерский учет. И, как бонус, увидим, что управленческую кассу в стандартной конфигурации, тоже, можно вести без проблем и она не будет ни коим образом смешиваться с бухгалтерской кассой.

Итак, соответственно, первое, с чего начнем — это занесем остаток в управленческую кассу. Зайдем в полном интерфейсе в “Документы->Денежные средства->Касса->Журнал Кассовые документы”.

Белые_и_серые_продажи_и_закупки_в_1С_рисунок_1

Добавим “Приходный кассовый ордер”. Выберем тип операции: “Прочий приход денежных средств”.

Белые_и_серые_продажи_и_закупки_в_1С_рисунок_2

Дату ставим 30.11.2015. Смотрите, по умолчанию, у нас стоят сразу обе галочки “упр. учет” и “бух. учет”.

Белые_и_серые_продажи_и_закупки_в_1С_рисунок_3

Сразу оговорюсь, что некоторым пользователям можно дать такие настройки, чтобы введенные ими документы сразу же, по умолчанию, имели только признак “отражать в упр. учете”, а “бух. учет” автоматом не проставлялся, и, наоборот. Снимаем галочку “отражать в бух. учете”. Дальше, нужно выбрать кассу. Создавать новую кассу или воспользоваться уже существующим элементом? Это интересный вопрос. Сейчас давайте создадим новую кассу “Касса упр.” с валютой “Гривна”. Выберем ее. А в одной из следующих статей, я расскажу, в каких случаях лучше создавать новую кассу, а в каких можно обойтись общим элементом кассы с бухгалтерией. Заносим остаток 10’000 грн. и проводим.

Белые_и_серые_продажи_и_закупки_в_1С_рисунок_4

Теперь, я хочу, чтобы у меня в документах автоматически подставлялся склад “Главный склад”, а в поле касса подставлялась “Касса упр.”. Заходим в “Сервис -> Настройки пользователя”.

Белые_и_серые_продажи_и_закупки_в_1С_рисунок_5

Откроем “Запасы”. Здесь установим в поле “Основной склад” — “Главный склад”.

Белые_и_серые_продажи_и_закупки_в_1С_рисунок_6

Теперь откроем “Основные значения для подстановки в документы и справочники -> Прочие значения”.

Белые_и_серые_продажи_и_закупки_в_1С_рисунок_7

В поле “Основная касса” поставим “Касса упр.”.

Белые_и_серые_продажи_и_закупки_в_1С_рисунок_8

Нажимаем “Ok”. Вот и все.

Теперь, допустим, мы официально у поставщика покупаем 6 штук тепловентиляторов. Для этого вносим документ “Поступление товаров и услуг” из меню “Документы->Закупки”.

Белые_и_серые_продажи_и_закупки_в_1С_рисунок_9

Вид операции выбираем “Покупка, комиссия”. Устанавливаем дату 02.12.2015. Выбираем поставщика “Европостач”. Чтобы быстрее все Вам показать, взаиморасчеты с данным поставщиком ведутся по “договору в целом”. Потому, заказы создавать не придется. На вопрос про проставление счетов бухгалтерского и налогового учета отвечаем “Да”. Вносим тепловентилятор. Количество 6. Цена 500. Получилась сумма 3000 грн. Как видите, в данной базе цены сразу учитывают НДС. В данном документе должны стоять обе галочки: “отражать в упр. учете” и “отражать в бух. учете”. Проводим документ.

Белые_и_серые_продажи_и_закупки_в_1С_рисунок_10

В результате, у нас сейчас на складе по обоим учетам по 6 единиц товара.

Дальше, допустим, нам срочно на завтра понадобилось еще 2 штуки товара. У нашего поставщика заказать уже не успеем, так как наш заказ будет выполняться несколько дней. Значит, покупаем их на рынке за наличку. Создаем, снова, “Поступление товаров и услуг”. Покупка, комиссия. Устанавливаем дату 03.12.2015. Создаем контрагента “Розничные магазины и рынки”. Ставим галочку “поставщик”. Нажимаем “Ok”.

Белые_и_серые_продажи_и_закупки_в_1С_рисунок_11

Обратите внимание, что автоматически к нашему новому контрагенту создался и договор.

Белые_и_серые_продажи_и_закупки_в_1С_рисунок_12

В данном случае, конечно же, будет иметься в виду “устная договоренность”, ничего общего с бумажным договором этот созданный в программе договор иметь не будет. Просто в 1С в обоих учетах договор является обязательным реквизитом.

На этот раз, снимаем галочку “бух. учет” и оставляем только галочку “отражать в упр. учете”. На рынке, допустим, 1 единица товара стоит не 500 грн, как у нашего поставщика, а 600 грн. Всего товара мы покупаем на 1200 грн. Проводим поступление.

Белые_и_серые_продажи_и_закупки_в_1С_рисунок_13

Обратите внимание, что теперь у нас в бухгалтерском учете 6 штук товара, а в управленческом — 8 штук. Задолженность перед данным поставщиком (Розничные магазины и рынки) сформировалась только в управленческом учете. Давайте погасим ее управленческим расходным кассовым ордером.Заходим, снова, в журнал “Кассовые документы”. Создаем новый расходный кассовый ордер. Оплата поставщику. Устанавливаем тот же день, что и поступление — 03.12.2015. Снимаем галочку “отражать в бух. учете”. Выбираем контрагента “Розничные магазины и рынки” и вносим 1200 грн. Проводим.

Белые_и_серые_продажи_и_закупки_в_1С_рисунок_14

Остаток в управленческой кассе уменьшился на 1200 грн. и составляет теперь 8800 грн.. В бухгалтерии, вообще, никаких изменений не произошло.

Сейчас, когда управленческий и бухгалтерский остаток у нас в базе отличаются, я хочу Вам показать, что база заточена для менеджеров под управленческий учет. Есть такой удобный для менеджера инструмент, как “Рабочее место менеджера по продажам”. Вызывается из “Документы->Продажи”.

Белые_и_серые_продажи_и_закупки_в_1С_рисунок_15

Когда мы наведем на наш товар, мы увидим, что программа покажет, именно, управленческий остаток (т.е. 8 штук), на который менеджер, вообще-то, и должен ориентироваться.

Белые_и_серые_продажи_и_закупки_в_1С_рисунок_16

А имеем ли мы возможность продать весь товар по безналу или только часть — это уже вопрос второй. Главное, в данном случае — бизнес. А документальное оформление — второстепенно. Хотя, для желающих можно  сделать доработку, чтобы программа, в данном месте, показывала 2 остатка, и менеджер учитывал, сколько и по какой форме ему можно товара продать. Это уже, как Вы решите работать в программе. Подробнее о “Рабочем месте менеджера по продажам” мы поговорим в одной из следующих статей.

Также, если зайти в документ “Реализация товаров и услуг”, многие любят заполнять этот документ из подбора по остаткам. Для этого нужно нажать кнопочку “Подбор” и выбрать сверху “По остаткам номенклатуры”. Здесь, как мы видим, покажутся уже оба остатка. Управленческий остаток — 8 штук. и, так называемый,  остаток организации — 6 штук.

Белые_и_серые_продажи_и_закупки_в_1С_рисунок_17

Как Вы поняли, это, как раз, бухгалтерский остаток. Точно такой же подбор доступен и из документа “Заказ покупателя”, которым мы, в дальнейшем, будем пользоваться чаще.

Теперь, давайте, продадим официально 7 тепловентиляторов. Напоминаю, что в бухгалтерском учете сейчас есть только 6 штук. Но часто в бухгалтерии, мы, как раз, в отличии от управленческого учета, разрешаем в базе 1С продажу в “минус”. Опять-же, исходя из логики, что цели бизнеса превыше всего. И  если в бухгалтерии не хватает на какой-то момент по официальным документам товара, то бухгалтер заказывает документы для, так называемой, “фиктивной” закупки, чтобы закрыть эту брешь. Если Вы против продавать по бухгалтерии в минус, то можете не разрешать в программе эту возможность. Все зависит от Вас. В нашем примере — мы разрешим. Создаем реализацию. Продажа, комиссия. Ставим дату 04.12.2015 и время 12:01. Обе галочки для общего учета уже стоят. Клиент “Визио”. Продаем 7 штук по 1000 грн. Документ ругается, как я и ожидал, что в бухгалтерии нет столько товара.

Белые_и_серые_продажи_и_закупки_в_1С_рисунок_18

Чтобы разрешить в УТП списание товара по бухгалтерии в минус, нужно зайти в полном интерфейсе в “Сервис” -> Настройка учета -> Настройка параметров учета“.

Белые_и_серые_продажи_и_закупки_в_1С_рисунок_19

Перейти на вкладку “Параметры бухгалтерского учета”, а там на “Аналитический учет МПЗ”. Теперь нужно поставить галочку “Отключить контроль отрицательных остатков МПЗ”.

Белые_и_серые_продажи_и_закупки_в_1С_рисунок_20

Нажимаем “Ok”. Пробуем провести документ. Как видите, ругается, но проводится. Теперь у нас в бухгалтерии остаток -1, а в управленческом учете остаток 1.

Белые_и_серые_продажи_и_закупки_в_1С_рисунок_21

Сейчас, наверно, бухгалтеры ополчатся на меня, так как я предлагаю отменить проверку отрицательных остатков для бухгалтерского учета. Вообще-то, это нужно делать только после того, как Вы утрясете с руководством четкий бизнес-процесс товарооборота. Чтобы Вы, потом, в последнюю ночь не сидели и, как говорится, не разгребали все эти минуса. Если руководитель не хочет один раз сесть с Вами и четко продумать, как Вы будете решать данный вопрос, то лучше отключайте этот контроль. А то станет только хуже. Как говорится, когда автоматизируешь хаос, то получается, лишь, автоматизированный хаос. А я за то, чтобы программа позволяла и бизнесу принимать решения, и при этом, перед государством у предприятия, тоже, не возникало никаких вопросов. Для этого, в единой базе оба учета и нужно вести. Подробнее об этом в статье Почему бухгалтерский и управленческий учет стоит вести в единой базе.

Вернемся, к нашему примеру. Бухгалтер задним числом, как я уже говорил, создает фиктивный приход в бухгалтерском учете на 2 штуки товара. Это нужно для того, чтобы бухгалтерский остаток соответствовал управленческому остатку и к компании, в случае чего, не было претензий со стороны государства о несоответствии реальных остатков склада с официальными документами.

Создаем поступление. Дата 04.12.2015, время 12:00:30, ведь нам нужно ввести приход, хотя бы, немного раньше расхода, который, соответственно, и загнал бухгалтерский остаток в минус. Выбираем поставщика “Рога и копыта”. Цену мы ставим, допустим, 800 грн. Сумма получается 1600 грн. Обязательно снимаем галочку “управленческий учет”. Проводим.

Белые_и_серые_продажи_и_закупки_в_1С_рисунок_22

Теперь, остаток по бухгалтерии — 1 штука и он равняется управленческому остатку. А по бухгалтерским взаиморасчетам мы, теперь, должны 1600 грн. данному контрагенту. Что делать с этой задолженностью — не тема данной статьи. Кстати, очень важно! Все товарные документы после внесенного задним числом документа, нужно обязательно перепровести, чтобы в последующих документах  подхватилась правильная себестоимость! Мы об этом еще поговорим в следующих статьях. А сейчас, мы знаем, что после данного нашего прихода, внесенного задним числом, есть только одна реализация. Перепроведем ее просто вручную.

Белые_и_серые_продажи_и_закупки_в_1С_рисунок_23

Как видите, документ больше не ругается на отсутствие товара по бухгалтерскому учету.

Белые_и_серые_продажи_и_закупки_в_1С_рисунок_24

Обратите внимание, что только что произошло. Общий документ списал по бухгалтерии одни партии товаров, а по управленческому учету другие. Вот что мне очень нравится в ведении учета в единой базе! Кстати, для автоматического выявления и создания документов под бухгалтерские минуса, в стандартной конфигурации есть специальная обработка. Я покажу ее Вам в следующих статьях. Тут нужно отметить, что в целях, именно, бухгалтерского учета, нам важно, чтобы на момент сдачи отчетности, у нас в учете не было никаких минусов. И, в этих целях, мы просто могли бы оприходовать только 1 штуку, чтобы просто закрыть минус. А для того, чтобы соответствовать управленческому складу, когда в бухгалтерском учете товара меньше, иногда, оформляют принятие товара на ответственное хранение. Ну, бухгалтеры все эти “фишки” знают.

Теперь, допустим, “Иванов И. П.” покупает у нас 1 тепловентилятор за наличку. Создаем реализацию только в управленческом учете на 1 штуку по цене в 1000 грн. Устанавливаем дату в 05.12.2015. Проводим.

Белые_и_серые_продажи_и_закупки_в_1С_рисунок_25

Получаем эти 1000 грн. и создаем кассовый ордер, чтобы оприходовать эти деньги в управленческом учете. Проводим.

Белые_и_серые_продажи_и_закупки_в_1С_рисунок_26

Теперь, у нас в управленческом учете остаток товара — 0, а в бухгалтерском — 1 штука. Кроме того, остаток по управленческой кассе увеличился на 1000 грн. и составляет 9800 грн.

Теперь, если нужно, чтобы на текущую дату у нас бухгалтерский учет товарных остатков соответствовал управленческому, то придется сделать “фиктивную продажу” на 1 штуку в бухгалтерском учете. Можно было, в принципе, сделать возврат 1 штуки “Рогам и копытам”, но, в данном случае, я решил показать все показать на примере продажи. Вносим реализацию. Ставим 06.12.2015. Покупателем выбираем “Копыта и рога”. Продаем 1 тепловентилятор за 900 грн. Снимаем галочку “управленческий учет”. Проводим.

Белые_и_серые_продажи_и_закупки_в_1С_рисунок_27

Вуаля, бухгалтерский склад, теперь, как и управленческий склад имеет остаток — 0. Также, в бухгалтерском учете у нас, дополнительно, появился долг покупателя — 900 грн.

Фиктивные закупки и продажи, иногда, делают через своих индивидуальных предпринимателей, входящих в структуру компании. В этом случае, схема будет очень  похожей. Как можно удобно вводить такие операции в программе 1С, мы рассмотрим в следующих статьях.

Я неоднократно сталкиваюсь с тем, что некоторые бухгалтеры, которые уже давно работают в программе, но никогда не знали о возможностях ведения двух учетов в единой базе, поначалу настроены скептически. Они говорят, что учет запутается и, что они слышали, что эти возможности еще сырые и т.д. Так вот, могу заверить — все это еще со времен семерки прекрасно отлажено и отлично работает. И сейчас я покажу Вам, что после проведенных нами операций весь учет — на своих местах.

Формируем оборотно-сальдовую ведомость по счету 301 (счет кассы).

Белые_и_серые_продажи_и_закупки_в_1С_рисунок_28

Как видите, никаких движений по бухгалтерской кассе не было.

Открываем счет 361 (взаиморасчеты с покупателями).

Белые_и_серые_продажи_и_закупки_в_1С_рисунок_29

Как видите, только официальные продажи. Нет никакого Иванова, который покупал у нас товар за наличку.

На 631 счете (взаиморасчеты с поставщиками), тоже, нет никаких рынков, где мы покупали тепловентиляторы за наличку.

Белые_и_серые_продажи_и_закупки_в_1С_рисунок_30

Счет 281 (товары на складах) — как видите, 8 пришло и 8 ушло, как мы и ожидали.

Белые_и_серые_продажи_и_закупки_в_1С_рисунок_31

Вторая партия — это наш приход от контрагента “Рога и копыта”.

Белые_и_серые_продажи_и_закупки_в_1С_рисунок_32

Теперь смотрим управленческие отчеты. Заходим в “Отчеты -> Денежные средства -> Ведомость по денежным средствам”.

Выберем текущий месяц, чтобы разделить наш остаток с движениями за месяц. Сформировать. Как видите, в управленческой кассе остаток 9800, так как мы внесли 10000, потратили 1200 грн. на покупку товаров на рынке и получили 1000 грн от клиента.

 Белые_и_серые_продажи_и_закупки_в_1С_рисунок_34

Зайдем в “Отчеты -> Продажи -> Взаиморасчеты -> Ведомость по взаиморасчетами с контрагентами”.

Белые_и_серые_продажи_и_закупки_в_1С_рисунок_35

Сформировать. Как Вы помните из статьиВзаиморасчеты с контрагентами в 1С, здесь и покупатели и поставщики попадают в один отчет. Как видите, здесь только реальные операции.

Белые_и_серые_продажи_и_закупки_в_1С_рисунок_36

Нет никаких “Рогов и копыт” и “Копыт и рогов”, по которым только выписывались документы, но реальных движений не происходило.

Зайдем в “Отчеты -> Продажи -> Анализ продаж -> Валовая прибыль“.

Белые_и_серые_продажи_и_закупки_в_1С_рисунок_37

Сформировать. Здесь у нас 2 настоящие продажи.

Белые_и_серые_продажи_и_закупки_в_1С_рисунок_38

Одна была официальная на 7 штук, другая за наличку. Обратите внимание, что себестоимость первых 6 штук была 500 грн., а вторых двух штук по 600 грн. В первой строчке списаны 6 товаров из официальной поставки по 500 грн. и 1 товар из товаров, что мы купили на рынке.

Белые_и_серые_продажи_и_закупки_в_1С_рисунок_39

А во второй продаже списан только товар, который был куплен на рынке.

Белые_и_серые_продажи_и_закупки_в_1С_рисунок_40

Как видите, и здесь бухгалтерские фиктивные закупки и продажи на управленческий учет не повлияли. И, напоследок, откроем “Отчеты -> Запасы (склад) -> Ведомость по партиям товаров на складах”.

Белые_и_серые_продажи_и_закупки_в_1С_рисунок_41

Как видите, все списано в 0.

Белые_и_серые_продажи_и_закупки_в_1С_рисунок_42

Наша вторая партия в управленческом учете — это покупка у контрагента “Розничные магазины и рынки”.

Белые_и_серые_продажи_и_закупки_в_1С_рисунок_43_1

Белые_и_серые_продажи_и_закупки_в_1С_рисунок_43_2

Надеюсь, Вы убедились, что механизм отлично работает.

Кстати, если данную статью читают руководители — смело отсылайте его своим бухгалтерам и начинайте уже правильно и полно вести свой учет. Весь учет, а не только бухгалтерский. Напоминаю, что мы в данной статье рассматриваем, исключительно, стандартные возможности программы, без каких-либо доработок!

Я неоднократно видел, как бухгалтеры отмахиваются, мол, моя задача вести только бухгалтерский учет, а все остальное меня не касается. Но у компании не всегда есть средства, чтобы нанять отдельного человека для ведения реального учета. В то же время, получается, бухгалтер лишь отчитывается перед государством. А это очень дорого для бизнеса — содержать человека только ради этих целей. Потому, я призываю бухгалтеров задуматься и все-таки постараться, по возможности, помогать своему шефу и с управленческим учетом. Поверьте, Вы станете незаменимым сотрудником и Ваша стоимость на рынке труда возрастет, ведь немалый процент бухгалтеров, либо не знают управленческого учета, либо не хотят им заниматься. А то, вроде бы, руководитель и профинансировал покупку программы 1С, а все равно остается слепым котенком, так как бухгалтерия, к сожалению, не может дать ему всех нужных данных для принятия управленческих решений.

Дальше, что касается вопроса безопасности, то для конкретных пользователей можно установить право видеть только бухгалтерский учет, а об управленческом они не будут, даже, ничего подозревать. И, наоборот. Также, я неоднократно говорил, что Вашу базу данных 1С можно перенести из офиса в другое место. Есть возможность, даже, перенести ее в другую страну. Вообще, по вопросу безопасности у нас еще будет целый цикл статей, так что не расслабляйтесь. 🙂

Юрий Халтин, исполнительный директор ООО «Бизнес Сервис Провайдер».

You may also like...

Добавить комментарий